जानिए कंपनियों के लिए कौन सी पॉलिसीज ज़रूरी हैं ?

कंपनी की नीतियां (Company Policy) प्रक्रियाओं और मूल्यों का पालन करने के लिए नियोक्ताओं और कर्मचारियों के लिए दिशानिर्देशों के रूप में कार्य करती हैं। यह नियोक्ता के व्यावसायिक हित और कर्मचारियों के अधिकार के लिए बनाये गए नियमों का एक समूह है। व्यवसाय की संरचना (structure of the business) के आधार पर एक कंपनी नीति का निर्माण किया जाता है।

इसे किसी संगठन के भीतर कुछ क्षेत्रों का प्रबंधन करने के लिए कार्यान्वित किया जाता है जैसे;-

• कंपनी संस्कृति (company culture),
• ड्रेस कोड (dress code),
• स्वास्थ्य (health),
• सुरक्षा (safety),
• संचार (communication),
• व्यक्तिगत उपयोग के लिए मोबाइल फोन (mobile phone for personal use),
• चाय और दोपहर के भोजन के ब्रेक (tea and lunch breaks),
• धूम्रपान नियम (smoking rules),
• उत्पीड़न नीतियां (harassment policies),
• इंटरनेट नीतियां (internet policies),
• ग्राहकों के साथ संचार (communication with clients),
• कर्मचारी जवाबदेही (employee accountability),
• चेतावनी (warnings),
• छुटियाँ (leaves),
• उपस्थिति (attendance),

समय (timing), सुरक्षा (security), खराब प्रदर्शन (poor performance), बेईमानी (dishonesty), वेतन की तारीख (salary date), खर्च (expenses), आदि। 

जब किसी संगठन या कंपनी में नीतियां निर्धारित होती हैं तो एम्प्लाइज और नियोजक दोनों लाभान्वित होते हैं। किसी कंपनी में कर्मचारियों के अधिकारों और अपेक्षाओं (employees' rights and expectations) की रूपरेखा कार्यस्थल पर उनके व्यवहार और प्रदर्शन (behavioral and performance standards) को निर्धारित करने में मदद करती है।

कंपनी की नीतियां कर्मचारियों को कंपनी में काम करने एवं सफल होने क लिए एक समग्र रूपरेखा प्रदान करती है। कंपनी की नीतियां कंपनी की सुरक्षा करने में भी मदद करती हैं जो कि सभी के लिए अधिक सुरक्षित और आनंददायक कार्य वातावरण बनाने के लिए आवश्यक हैं। 

कंपनी की नीतियां कानून के अनुसार भी सही होनी चाहिए। हालांकि, आप अपनी कंपनी में कुछ नीतियों को स्वयं भी चुन सकते हैं। आपको अपने कर्मचारियों के हितों को ध्यान में रखते हुए, एक अच्छा वर्क एनवायरनमेंट बनाने के लिए कौन सी नीतियों को शामिल करना चाहिए यह नीचे दिया गया है। 

कंपनी पॉलिसी क्या है (What are Company Policies)?

कंपनी की नीतियां दिशानिर्देश हैं जो कर्मचारियों के स्वास्थ्य, सुरक्षा और एकाउंटेबिलिटी के साथ-साथ कर्मचारी और ग्राहकों के बीच के संबंध को बनाएं रखने के लिए आवश्यक हैं।

यह नीतियां संघीय या राज्य नियामक आवश्यकताओं, कानूनी मुद्दों (federal or state regulatory requirements, legal issues) और अन्य स्थितियों से निपटने के लिए भी एक दिशानिर्देश के रूप में काम कर सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप कंपनी और कर्मचारियों को कोई नुकसान नहीं होता। 

कंपनी की नीतियों का मतलब: Meaning of company policies:

कंपनी की नीतियाँ उसके मिशन, उद्देश्यों और दिशा-निर्देशों को निर्धारित करने का माध्यम होती हैं। ये निर्धारित नीतियाँ कंपनी के कर्मचारियों के लिए एक मार्गदर्शक होती हैं और कंपनी के स्थायित्व और सफलता में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।

कंपनी की नीतियों का महत्व: Significance of Company Policies:

कंपनी की नीतियाँ उसे निर्दिष्ट लक्ष्यों की ओर ले जाती हैं और सुनिश्चित करती हैं कि सभी कर्मचारी उन लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए मेहनत करें। ये नीतियाँ न केवल कंपनी को अनुकूलता और उच्चतम मानकों की सुरक्षा प्रदान करती हैं, बल्कि विभिन्न क्षेत्रों में नियमितता और सुचारू नीतियों का पालन करने के लिए उनकी आवश्यकता भी होती है।

नीतियों के लाभ Benefits of policies

1. नीतियों का मानव संसाधन प्रबंधन में लाभ: Benefits of Policies in Human Resource Management:

नीतियों का मानव संसाधन प्रबंधन में महत्वपूर्ण योगदान होता है। यह नीतियाँ कंपनी के कर्मचारियों की संगठितता, प्रशिक्षण, सुरक्षा, उनके वेतन और लाभ, और कर्मचारी कल्याण से संबंधित मामलों में मार्गदर्शन प्रदान करती हैं। एक अच्छी मानव संसाधन नीति के माध्यम से, कंपनी कर्मचारियों के विकास और संतुष्टि को प्रोत्साहित करती है, जिससे उनका कामकाज और उत्पादकता बढ़ती है।

डेटा और तथ्य:

• एक अध्ययन के अनुसार, कंपनियों जो मानव संसाधन नीतियों को मान्यता देती हैं, उन्हें कर्मचारियों की संतुष्टि में 2-3 गुना वृद्धि दर्ज की गई है।

• एक अन्य अध्ययन ने दिखाया है कि संगठित कंपनियों में कर्मचारियों की वेतन में निर्धारिती करने वाली नीतियाँ संचालित करने से कंपनी के लाभ में वृद्धि होती है और उत्पादकता में सुधार होता है।

2. नीतियों का उत्पादकता में लाभ: Productivity gains of policies:

नीतियों का उत्पादकता में महत्वपूर्ण योगदान होता है। एक अच्छी उत्पादन नीति के माध्यम से, कंपनी अपने उत्पाद और सेवाओं के निर्माण, गुणवत्ता नियंत्रण, प्रदर्शन मानकों को प्रबंधित कर सकती है और उन्हें सुधार सकती है। इससे कंपनी अपने उत्पादकता स्तर को बढ़ा सकती है और प्रतिस्पर्धा में अग्रणी हो सकती है।

डेटा और तथ्य:

• एक अध्ययन के अनुसार, कंपनियाँ जो उत्पादन नीतियों का पालन करती हैं, उन्हें उत्पादकता में लगभग 10-20% की वृद्धि दर्ज की गई है।

• अच्छी उत्पादन नीतियों के अंतर्गत, कंपनी उत्पादों और सेवाओं के गुणवत्ता मानकों का पालन करती है, जो उनकी मान्यता और मार्केट में स्थान प्राप्त करने में मदद करती है।

उदाहरण:

• एक टेक्नोलॉजी कंपनी जो उत्पादन नीतियों का पालन करती है, अपने उत्पादों में नवीनतम और उन्नत तकनीकों का उपयोग करती है।

3.  नीतियों का गुणवत्ता नियंत्रण में लाभ: Benefits of policies in quality control:

एक अच्छी गुणवत्ता नियंत्रण नीति कंपनी के उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता को सुनिश्चित करने में मदद करती है। इसके द्वारा, कंपनी अपने ग्राहकों को उच्च गुणवत्ता उत्पादों की प्रदान कर सकती है और उनकी संतुष्टि को बढ़ा सकती है। गुणवत्ता नियंत्रण नीतियाँ विभिन्न मानकों, प्रक्रियाओं, और मापदंडों के पालन के माध्यम से गुणवत्ता को मापती हैं और उसे सुनिश्चित करती हैं कि उत्पाद या सेवा ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त रूप से योग्य हैं।

डेटा और तथ्य:

• एक अध्ययन के अनुसार, उच्च गुणवत्ता मानकों के पालन करने वाली कंपनियों की राजस्व में 5-10% की वृद्धि होती है।

• एक अन्य अध्ययन में दिखाया गया है कि गुणवत्ता नियंत्रण नीतियों का पालन करने वाली कंपनियाँ कम ग्राहक चूक दर और उत्पाद प्रतिष्ठान के कारण निरंतर ग्राहकों को बनाए रखने में सफल होती हैं

4. नीतियों का संगठितता में लाभ Advantage of policies in organization

संगठितता एक कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण होती है क्योंकि यह कंपनी के कार्यक्रमों को समय पर नियंत्रित करती है और इससे वह स्थिर रहती है। नीतियां संगठितता का महत्वपूर्ण अंग होती हैं। यह निम्नलिखित लाभ प्रदान करती हैं:

• संगठितता का सुधार: कंपनी में नीतियों की विधि निर्धारित होती है जो इसे उन्नत बनाती है। इससे संगठितता बढ़ती है जो कंपनी के कामकाज को बेहतर ढंग से चलाने में मदद करती है।
•  कामकाज का निर्धारण: नीतियों की मदद से कंपनी के कामकाज का निर्धारण और विनियमितता बढ़ती है। इससे संगठितता बढ़ती है और कंपनी के दिनचर्या को सुचारू रूप से चलाया जा सकता है।
• कर्मचारियों की संतुष्टि: नीतियां कंपनी के कर्मचारियों के लिए संगठित और अनुकूल कामकाज का संचार करती हैं। यह कर्मचारियों को अपने काम में निरंतर बेहतर बनाने में मदद करता है।

4. गुणवत्ता नियंत्रण

गुणवत्ता नियंत्रण को बनाए रखने के लिए नीतियों का महत्वपूर्ण योगदान होता है। यह नीतियाँ कंपनी के उत्पाद और सेवाओं की गुणवत्ता को सुनिश्चित करने में मदद करती हैं और सामरिकता को बढ़ाती हैं। नीतियां गुणवत्ता के उच्च मानकों को स्थापित करती हैं और ग्राहकों की संतुष्टि को बढ़ाने में सहायता प्रदान करती हैं।

डेटा और तथ्य:

• एक अध्ययन के अनुसार, उच्च गुणवत्ता मानकों के पालन करने वाली कंपनियों की राजस्व में 5-10% की वृद्धि होती है।

• एक अन्य अध्ययन में दिखाया गया है कि गुणवत्ता नियंत्रण नीतियों का पालन करने वाली कंपनियाँ कम ग्राहक चूक दर और उत्पाद प्रतिष्ठान के कारण निरंतर ग्राहकों को बनाए रखने में सफल होती हैं।

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कंपनी की प्रमुख नीतियां (list of company policies):

• आचार संहिता (Code of Conduct)

• समानता की नीति (Policy on Equality)

• कार्यस्थल पर स्वास्थ्य और सुरक्षा की नीति (Policy on Health and Safety at Work)

• सोशल मीडिया और इंटरनेट के उपयोग की नीति (Policy on the Use of Social Media and the Internet)

• डेटा सुरक्षा पर नीति (Policy on Data Protection)

• कार्य समय, अनुपस्थिति और छुट्टियों पर नीति (Policy on Working Times, Absences, and Holidays)

• ह्यूमन रिसोर्स पॉलिसी (HR Policy)

• आचार संहिता

एक आचार संहिता कई नीतियों की नींव के रूप में कार्य करती है क्योंकि यह व्यावसायिक व्यवहार के मूलभूत मानकों (fundamental standards of business behavior) को परिभाषित करती है।

कॉर्पोरेट मूल्य (Corporate values), कॉर्पोरेट संपत्ति संरक्षण (corporate property protection), भ्रष्टाचार और हितों के टकराव से निपटना (dealing with corruption and conflicts), और कर्मचारियों की व्यक्तिगत और व्यावसायिक जिम्मेदारी (employees' personal and professional responsibility) इस पॉलिसी के महत्वपूर्ण घटक हैं।

इसके अलावा, एक आचार संहिता में स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि कर्मचारियों को कैसे कार्य करना चाहिए, और कैसे व्यवहार करना चाहिए ताकि कंपनी की नीतियों का उल्लंघन न हो। 

• समानता पर नीति

समानता नीति भेदभाव और उत्पीड़न के खिलाफ (against discrimination and harassment) कार्यस्थल पर सुरक्षा के साथ-साथ विविधता को बढ़ावा देने (promoting diversity) के लिए नींव के रूप में कार्य करती है।

इसका प्राथमिक लक्ष्य यह सुनिश्चित करना होता है कि नियोक्ता द्वारा कोई भी निर्णय नहीं लिया जाए जो कर्मचारियों या आवेदकों के साथ जाति, जातीय मूल, लिंग, धर्म, आयु, विकलांगता के आधार पर भेदभाव करने वाला हो। एक उपयुक्त नीति का कार्यान्वयन कंपनी की स्पष्ट प्रतिबद्धता को प्रदर्शित करती है और सभी एम्प्लाइज के बीच जागरूकता को बढ़ाता है।

• कार्यस्थल पर स्वास्थ्य और सुरक्षा की नीति

कार्यस्थल पर होने वाली दुर्घटनाओं से बचना और कर्मचारियों के स्वास्थ्य का बेहतर ध्यान रखना (avoid workplace accidents and promote employee health) हर कंपनी के लिए आवश्यक है। इस नीति को कार्यस्थल की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए एवं कंपनी की जिम्मेदारियों और कर्तव्यों को रेखांकित करने के लिए लागू किया जाना आवश्यक है।

इस नीति में किसी भी प्रकार की दुर्घटना से बचने के लिए प्रक्रिया और निर्देश भी शामिल होने चाहिए, साथ ही साथ यह भी होना चाहिए कि किसी आपात स्थिति में कैसे व्यवहार किया जाए।

• सोशल मीडिया और इंटरनेट के उपयोग पर नीति

कंपनियों में इंटरनेट और सोशल मीडिया का निजी उपयोग तेजी से बढ़ रहा है। इस नीति में विशेष रूप से यह बताना चाहिए कि कर्मचारी ऑनलाइन क्या साझा कर सकते हैं और क्या नहीं, साथ ही कंपनी के अपने आईटी बुनियादी ढांचे के उपयोग पर भी नियम लागू होने चाहिए ताकि कंपनी का डेटा लीक न हो। इस नीति के जरिये कंपनी को कर्मचारी के व्यक्तिगत अधिकारों और नियोक्ता के हितों के बीच संतुलन बनाने का प्रयास करना चाहिए।

• डेटा सुरक्षा पर नीति

जनरल डेटा प्रोटेक्शन रेगुलेशन (General Data Protection Regulation) के लागू होने के बाद से हर कंपनी में डेटा प्रोटेक्शन एक हॉट टॉपिक रहा है। कानूनी आवश्यकताएं कर्मचारी और ग्राहक दोनों के व्यक्तिगत डेटा पर लागू होती हैं। डेटा सुरक्षा उल्लंघन के जोखिम को कम करने के लिए प्रत्येक कंपनी को डेटा सुरक्षा नीति लागू करनी चाहिए। इसमें विशेष रूप से बताया जाना चाहिए कि कंपनी अपने डेटा का उपयोग कैसे करती है और डेटा की सुरक्षा के लिए कौन से सुरक्षा उपाय मौजूद हैं।

• कार्य समय, अनुपस्थिति और छुट्टियों पर नीति

संभावित विवादों से बचने के लिए काम के घंटों, अनुपस्थिति और छुट्टियों के संबंध में किसी भी संभावित अस्पष्टता को खत्म करने के लिए कंपनियां में यह पॉलिसी होना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, इस नीति में न्यूनतम और अधिकतम साप्ताहिक कार्य समय, ब्रेक लेने के नियम, कार्य समय की व्यवस्था कैसे की जा सकती है, और क्या रिकॉर्ड किया जाना चाहिए, यह सुनिश्चित किया जाता है। 

• ह्यूमन रिसोर्स पॉलिसी 

प्रत्येक कंपनी में मानव संसाधन नीति बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि मानव संसाधन नीतियां और प्रक्रियाएँ कंपनी में कई उद्देश्यों की पूर्ति करती हैं, जैसे-

संगठन और कर्मचारियों के बीच रोजगार की स्थिति के बारे में स्पष्ट संवाद प्रदान करना,

सभी कर्मचारियों के साथ निष्पक्ष और समान व्यवहार करने के लिए एक आधार तैयार करना,

पर्यवेक्षकों और प्रबंधकों (supervisors and managers) के लिए दिशानिर्देशों प्रदान करना,

कर्मचारी मैनुअल विकसित करना,

कर्मचारियों को प्रभावित करने वाले संभावित परिवर्तनों की नियमित समीक्षा के आधार पर एक अच्छा वातावरण स्थापित करें एवं पर्यवेक्षी प्रशिक्षण कार्यक्रमों और कर्मचारी अभिविन्यास कार्यक्रमों (Supervisory training programs and employee orientation programs) के लिए एक संदर्भ तैयार करना भी HR पॉलिसी के अंतर्गत आता है। 

कंपनी पॉलिसी क्यों महत्वपूर्ण हैं (Why are Company Policies Important)?

कंपनी की नीतियां उसी अनुसार होती हैं जिसकी आप अपने कर्मचारियों से उम्मीद करते हैं। ज्यादातर कंपनियों में एम्प्लाइज का प्रदर्शन, और व्यवहार भी कंपनी पॉलिसी पर आधारित हो सकते हैं। इसके अलावा, एक कंपनी के लिए नीतियां कर्मचारियों के लिए कंपनी की कार्य प्रणाली एवं संस्कृति समझने में भी  सहायक होती है। 

कंपनी की नीतियां कई अन्य कारणों से भी महत्वपूर्ण हैं, जैसे:

• अपेक्षाएं निर्धारित करना (Setting expectations)

• प्रबंधन को जवाबदेह रखना (Keeping management accountable)

• कानून का अनुपालन सुनिश्चित करना (Ensuring compliance with the law)

• कानूनी दावों के खिलाफ शील्ड (Shield against legal claims)

• कर्मचारियों के उचित व्यवहार में सहायता करना (Aiding fair treatment of employees)

कंपनियों को हमेशा अपने व्यवसाय को विशिष्ट जोखिम से सुरक्षित करने और उसे सुचारु रूप से आगे बढ़ाने के लिए इंडस्ट्री के आधार पर नीतियों को लागू करना चाहिए। कंपनी पॉलिसी आदर्श रूप से प्रत्येक कर्मचारी को उसकी अपॉइंटमेंट के समय सौंपी जाती है।

आजकल कंपनियां ऐसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों को एक एकीकृत करके एक स्थान पर संग्रहीत करने के लिए एचआरएमएस (मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली) का उपयोग करती हैं जो बहुत समय बचाता है।