जानिए कैसे एक इफेक्टिव बिज़नेस मीटिंग आयोजित करे और बेहतर कार्य योजना बनायें?

जानिए कैसे एक इफेक्टिव बिज़नेस मीटिंग आयोजित करे और बेहतर कार्य योजना बनायें?

बिजनेस मीटिंग क्या है? What is a business meeting?

बिजनेस मीटिंग दो या दो से अधिक लोगों का समूह होता है, जो किसी कंपनी के लिए महत्वपूर्ण निर्णय लेने या लक्ष्यों पर चर्चा करने के लिए मिलते हैं. मीटिंग कंपनी के अधिकारियों और कर्मचारियों के बीच, कंपनी प्रतिनिधियों और ग्राहकों के बीच या विभाग प्रमुखों और उनकी टीमों के बीच हो सकती है. कंपनियां इन्हें आमने-सामने, फोन पर या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के माध्यम से आयोजित कर सकती हैं. बिजनेस मीटिंग कई तरह की हो सकती हैं, जिनमें शामिल हैं:

• टीम निर्माण बैठकें (Team building meetings)

• नवाचार बैठकें (Innovation meetings)

• सूचना साझा करने वाली बैठकें (Information sharing meetings)

• स्थिति अपडेट बैठकें (Status update meetings)

• निर्णय लेने वाली बैठकें (Decision-making meetings)

• समस्या समाधान बैठकें (Problem-solving meetings)

अब हम जानेंगे कि एक प्रभावी बिजनेस मीटिंग कैसे आयोजित की जा सकती है और उसमें बेहतर कार्य योजना कैसे बनाई जा सकती है. अगले भाग में हम इन बिंदुओं पर विस्तार से चर्चा करेंगे!

प्रभावी बिजनेस मीटिंग आयोजित करने के लिए सुझाव Tips for conducting a productive business meeting

अच्छे से आयोजित की गई बिजनेस मीटिंग न सिर्फ कंपनी की उत्पादकता बढ़ाती है बल्कि कर्मचारियों का मनोबल और टीम वर्क भी मजबूत करती है। आइए जानते हैं ऐसी मीटिंग्स आयोजित करने के लिए कुछ सुझाव:

लक्ष्य तय करें और स्पष्ट रूप से बताएं Set goals and state them clearly

सबसे पहले, मीटिंग का लक्ष्य तय करें और कर्मचारियों को स्पष्ट रूप से बताएं। इससे मीटिंग का एजेंडा (कार्यसूची) बनता है और कर्मचारी समझ पाते हैं कि वे कैसे योगदान दे सकते हैं। लक्ष्य तय करते समय इन बातों का ध्यान रखें:

• मीटिंग की जरूरत क्यों और कैसे पड़ी?

• क्या कई लोगों को मीटिंग की जरूरत लगी या किसी एक को सिर्फ स्पष्टीकरण चाहिए?

• मीटिंग से क्या हासिल करना चाहते हैं?

• मीटिंग में किन मुश्किलों का सामना करना पड़ सकता है?

लक्ष्य स्पष्ट होने से मीटिंग का उद्देश्य और दिशा तय हो जाती है। लक्ष्य को एक वाक्य में समेट कर मीटिंग में सबको बताएं। हर मीटिंग का एक वाक्य वाला परिणाम-केंद्रित लक्ष्य रखने से बेहतर परिणाम मिलते हैं और समय की बचत होती है। अगर मीटिंग के उद्देश्य के बारे में स्पष्ट नहीं हैं, तो उसे टाल दें ताकि स्पष्टता के लिए समय मिल सके।

निर्णय लेने पर फोकस करें Focus on decision making

समय बचाने के लिए, बिजनेस मीटिंग का इस्तेमाल सिर्फ समस्या सुलझाने या कार्रवाई तय करने के लिए करें। कार्यों को सौंपने और उन पर फॉलो-अप करने के लिए ईमेल या चैट का इस्तेमाल करें। मीटिंग का समय लक्ष्य को पूरा करने पर लगाएं। यदि आप किसी क्लाइंट से मिल रहे हैं, तो पूछें कि वे मीटिंग में क्या चर्चा करना चाहते हैं। अगर उनके जवाब आपकी तैयारी से अलग या भ्रामक हैं, तो संभव है उनके लक्ष्य आपसे अलग हों। इस स्थिति में, मीटिंग के लक्ष्य को सभी प्रतिभागियों के लक्ष्य के साथ मिला लें।

सही लोगों को बुलाएं Invite the right participants

अव्यावहारिक बिजनेस मीटिंग्स का एक मुख्य कारण गलत लोगों को बुलाना है। पाँच या उससे कम लोगों को बुलाने से समय पर मीटिंग शुरू और खत्म करने में मदद मिलती है और निर्णय लेने वाला कौन है, यह भी स्पष्ट हो जाता है। सामूहिक मतदान और निर्णय लेने के लिए विषम संख्याएँ बेहतर हो सकती हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन लोगों को शामिल किया जाए जो चर्चा के लिए आवश्यक हैं। यह तय करने के लिए कि मीटिंग में किसे शामिल करें, ये चेकलिस्ट देखें:

• जिनके पास विषय से जुड़ा ज्ञान हो

• वे टीम के सदस्य जो कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण हों

• निर्णय लेने वाले या टीम के सदस्य जिनकी सीधी जिम्मेदारी या अधिकार है

• वे टीम के सदस्य जिनके पास आवश्यक ज्ञान हो जो कहीं और उपलब्ध न हो

• वे पेशेवर जो समस्या से सबसे अधिक प्रभावित होते हैं

यदि संभव हो, तो तय करें कि अंतिम निर्णय कौन लेता है और उस व्यक्ति से बात करें। यदि आपको कई लोगों को शामिल करने की आवश्यकता है, तो मीटिंग से पहले उनसे बात करके पता कर लें कि निर्णय लेने वाला कौन है और फॉलो-अप के लिए संपर्क का बिंदु कौन है।

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एजेंडा (कार्यसूची) बनाएं Set an agenda for the meeting

मीटिंग का एजेंडा (कार्यसूची) बनाने से टीम को लक्ष्य से भटकने और मीटिंग लंबी खींचने से बचाया जा सकता है। पहले से एजेंडा तैयार करने से प्रतिभागी फोकस्ड रहते हैं और आप सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर चर्चा कर पाते हैं। एजेंडा बनाते समय इन बातों का ध्यान रखें:

• मीटिंग के लक्ष्य तय करें।

• आप जिन सवालों पर चर्चा करना चाहते हैं, उन्हें लिख लें।

• प्रतिभागियों से सुझाव लें।

• हर विषय पर कितना समय लगेगा, इसका अनुमान लगाएं।

• हर कार्य का उद्देश्य क्या है, यह तय करें।

• हर विषय पर चर्चा का नेतृत्व कौन करेगा, यह बताएं।

• हर मीटिंग की समीक्षा के साथ समापन करें।

यदि आप किसी खास चुनौती का समाधान ढूंढ रहे हैं, तो प्रतिभागियों को पहले से ही समाधान तैयार करने के लिए प्रोत्साहित करें। इससे मीटिंग समस्या पर कम और समाधान पर ज्यादा केंद्रित रहेगी। इससे प्रतिभागी खुद को मीटिंग में योगदान करने वाला महसूस करेंगे।

उदाहरण: मीटिंग एजेंडा Example: Meeting Agenda

• तिथि: 1 अप्रैल, 2022

• समय: 2 बजे से 2:50 बजे तक

• स्थान: ज़ूम मीटिंग (लिंक यहाँ)

• संयोजक: A

उद्देश्य: ऑनलाइन बिक्री कैसे बढ़ाई जाए

मुख्य मीटिंग विषय (कुल 45 मिनट):

• विषय 1: पहली और दूसरी तिमाही के बिक्री आंकड़ों की समीक्षा (15 मिनट)

• विषय 2: ऑनलाइन बिक्री में गिरावट के कारणों पर चर्चा (15 मिनट)

• विषय 3: लीड जनरेशन और डिजिटल मार्केटिंग अभियानों की समीक्षा (15 मिनट)

कार्रवाई के बिंदु और अगले कदम Action points and next steps (कुल 5 मिनट):

• A, Dऔर R नए लैंडिंग पृष्ठों पर ए/बी परीक्षण चला सकते हैं।

• C की टीम नए लीड जनरेशन एसेट्स पर काम कर सकती है।

• T अपसेलिंग रणनीति बना सकती हैं।

• A मीटिंग में चर्चा की गई बातों और सहमत हुए बिंदुओं का सारांश तैयार कर सकते हैं और मीटिंग खत्म होने के तीन घंटे के भीतर हितधारकों के साथ बातचीत कर सकते हैं।

मीटिंग शेड्यूल और संचार को स्वचालित करें Automate scheduling and communication

मीटिंग शेड्यूल करने और संचार करने में आसानी के लिए आप किसी प्रोडक्टिविटी ऐप, कैलेंडर या शेड्यूलिंग टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं। इनमें रिमाइंडर नोटिफिकेशन भी होते हैं, जिससे लोगों के समय पर आने की संभावना बढ़ जाती है। आप जिस भी ऐप का इस्तेमाल मीटिंग इनवाइट भेजने के लिए करते हैं, उसमें मीटिंग के लिए जरूरी तैयारी सामग्री को भी अटैच कर दें।

मीटिंग शेड्यूल और संचार को स्वचालित करने के लिए नवीनतम उदाहरण और अपडेट

मीटिंग उत्पादकता ऐप्स और टूल Meeting Productivity Apps & Tools:

• Zoom: ज़ूम मीटिंग शेड्यूल करने और आयोजित करने के लिए सबसे लोकप्रिय टूल में से एक है। यह आपको मीटिंग रिकॉर्ड करने, स्क्रीन शेयर करने और चैट करने की सुविधा भी देता है।

• Google Meet: Google Meet, Google Workspace का एक हिस्सा है, जो आपको Gmail, Google Calendar और Google Chat के साथ सहजता से मीटिंग शेड्यूल करने और आयोजित करने की सुविधा देता है।

• Microsoft Teams: Microsoft Teams, Microsoft Office 365 का एक हिस्सा है, जो आपको चैट, वीडियो कॉल, फ़ाइल साझाकरण और मीटिंग आयोजित करने की सुविधा देता है।

• Slack: Slack एक लोकप्रिय चैट टूल है जो आपको मीटिंग शेड्यूल करने और आयोजित करने की भी सुविधा देता है।

• Doodle: Doodle एक लोकप्रिय टूल है जो आपको मीटिंग के लिए उपयुक्त समय खोजने में मदद करता है।

नवीनतम अपडेट:

• कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI): कुछ टूल अब AI का उपयोग करके मीटिंग का सारांश तैयार करने, कार्रवाई आइटम स्वचालित रूप से असाइन करने और मीटिंग के लिए उपयुक्त समय खोजने में मदद करते हैं।

• वीडियो मीटिंग में वृद्धि: COVID-19 महामारी के कारण, वीडियो मीटिंग अधिक लोकप्रिय हो गई हैं। कई टूल अब वीडियो मीटिंग के लिए बेहतर सुविधाएँ प्रदान करते हैं, जैसे कि उच्च गुणवत्ता वाला वीडियो, शोर रद्दीकरण और वर्चुअल पृष्ठभूमि।

• हाइब्रिड कार्य: हाइब्रिड कार्य मॉडल के बढ़ने के साथ, टूल अब हाइब्रिड टीमों के लिए मीटिंग आयोजित करना आसान बना रहे हैं।

उदाहरण:

• एक कंपनी Zoom का उपयोग करके अपनी नियमित टीम बैठकें आयोजित करती है। वे मीटिंग रिकॉर्ड करते हैं ताकि जो लोग शामिल नहीं हो पाते वे बाद में देख सकें।

• एक बिक्री टीम Google Meet का उपयोग करके संभावित ग्राहकों के साथ मीटिंग आयोजित करती है। वे स्क्रीन शेयरिंग का उपयोग करके अपने उत्पादों और सेवाओं को प्रदर्शित करते हैं।

• एक परियोजना टीम Microsoft Teams का उपयोग करके अपनी परियोजना की प्रगति पर चर्चा करने के लिए मीटिंग आयोजित करती है। वे चैट और वीडियो कॉल का उपयोग करके एक दूसरे के साथ संवाद करते हैं।

परिवेश बदलें Change the environment

मीटिंग के दौरान प्रतिभागियों को दिलचस्पी बनाए रखना और सक्रिय रखना ज़रूरी है। जब प्रतिभागी वातावरण से परिचित हो जाते हैं, तो वे ध्यान हटा सकते हैं। वर्चुअल मीटिंग के लिए आप अलग-अलग समय पर और आमने-सामने की मीटिंग के लिए अलग-अलग स्थान पर बैठक कर सकते हैं। मीटिंग पैटर्न बदलने से रूटीन टूटता है और समूहवाद कम होकर रचनात्मकता बढ़ सकती है।

अपेक्षाएं निर्धारित करें और विकर्षण दूर करें Set expectations and remove distractions

सभी मीटिंग प्रतिभागियों के लिए अपेक्षाएं निर्धारित करें। प्रतिभागियों को यह बताकर शुरू करें कि आप मीटिंग के एजेंडे का पालन करने की योजना बना रहे हैं। यदि आप सभी का पूरा ध्यान चाहते हैं, तो अपना फोन या गैर-संबंधित दस्तावेजों को हटाकर माहौल बनाएं। बताएं कि एजेंडे में मीटिंग के अंत में चर्चा या सवालों के लिए कुछ समय शामिल है।

पूरी भागीदारी को प्रोत्साहित करें Encourage full participation

आपकी जिम्मेदारी सिर्फ मीटिंग को नियंत्रित करना, मनोरंजन करना या अकेले बातचीत करना नहीं है। जानकारी देने के लिए आपके पास शायद मीटिंग की शुरुआत में कुछ समय होगा, लेकिन मुख्य उद्देश्य बातचीत करना है। प्रतिभागियों का ध्यान खींचने और उन्हें जोड़े रखने के लिए, अपनी प्रस्तुति के बाद प्रश्न पूछें। हां या ना में जवाब देने वाले से अधिक प्रश्न पूछें और सदस्यों को मीटिंग विषय के बारे में अपने सवाल या चिंताएं साझा करने दें।

कुशलतापूर्वक निर्णय लें Make decisions efficiently

एजेंडे के हर बिंदु पर चर्चा करने के बाद, निर्णय लेने का समय आता है। यदि आप एक आंतरिक बैठक कर रहे हैं जिसमें निर्णय लेने वाले सभी उपस्थित हैं, तो आप समाधानों की विस्तृत सूची के साथ इसे सहयोगात्मक प्रक्रिया बना सकते हैं। एक बार जब आप सही विकल्पों को चुन लेते हैं, तो प्रतिभागियों से पूछें कि वे किन प्रतिक्रियाओं के लिए प्रतिबद्ध होना चाहते हैं और वे क्या परिणाम देखना चाहते हैं। आप प्रत्येक विकल्प के लिए मतदान करवा सकते हैं ताकि यह पता चल सके कि कौन सा सबसे अच्छा है।

कार्यों और कार्य-सूची बनाएं (Assign deliverables and action items)

बैठक छोड़ने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अगले चरणों पर फैसला कर लेते हैं। प्रत्येक कार्य के लिए यह महत्वपूर्ण है कि उसे पूरा करने के लिए एक व्यक्ति जिम्मेदार हो और एक स्पष्ट परिणाम हो। एक समय सीमा निर्धारित करें और किसी भी संसाधन की जरूरत या बाधाओं पर चर्चा करें जो प्रगति को धीमा कर सकती हैं और उनसे उबरने की रणनीति बनाएं। बैठक में शामिल न किए गए किसी भी हितधारक को निर्धारित करें और उन्हें बैठक के परिणाम के बारे में बताने की योजना बनाएं।

चाहे आपकी मीटिंग किसी ग्राहक, भागीदार, विक्रेता या आपकी टीम के साथ हो, संभावना है कि आपको मीटिंग के परिणामों को साझा करने की ज़रूरत है और शायद फॉलो-अप प्रतिक्रिया के लिए भी कहना पड़ सकता है।

प्रतिभागियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करें Gather feedback from participants

बैठक के बाद, प्रतिभागियों से बैठक की प्रभावशीलता पर प्रतिक्रिया देने के लिए कहें। यदि आप किसी नए मीटिंग प्रारूप का उपयोग कर रहे हैं या किसी नई टीम के साथ सहयोग कर रहे हैं, तो आप उनसे बैठक के बारे में उनकी राय पूछ सकते हैं। यदि वे बैठक को अप्रभावी मानते हैं, तो उनसे पूछें कि क्या उसे अप्रभावी बनाता है ताकि आप अपने संचालन में सुधार करना जारी रख सकें। किसी भी प्रकार की व्यावसायिक बैठक के लिए, आप प्रतिभागियों से यह मूल्यांकन करने के लिए कह सकते हैं कि क्या बातचीत उनकी अपेक्षाओं को पूरा करती है और टीम ने समस्याओं का कितनी अच्छी तरह से समाधान किया।

परिणाम की समीक्षा करें, दोहराएं और सुधारें Review outcome, iterate and improve

बैठक के बारे में मूल्यांकन करने के अलावा, आप और आपकी टीम बैठक के परिणामों को ट्रैक कर सकते हैं। यदि आपके पास पहले से नहीं हैं, तो अपनी बैठक से संबंधित प्रमुख प्रदर्शन संकेतकों (KPI) जैसे मूल्यांकन रेटिंग, काम पर रखने का समय और सेवा-स्तर समझौतों के लिए आधार रेखाएँ निर्धारित करें। प्रतिभागियों से प्रतिक्रिया और ऊपर बताए गए सुझावों का उपयोग करके अपनी बैठक की प्रभावशीलता में सुधार करने के लिए कंपनी के लक्ष्यों के अनुसार KPI को ट्रैक करना सुनिश्चित करें।

यह पता लगाएं कि सबसे अप्रभावी या अनुत्पादक बैठकों में क्या समान पाया जाता है, जैसे क्या उनमें वही प्रतिभागी शामिल होते हैं, उनका उद्देश्य अस्पष्ट होता है या चर्चा के कई बिंदु होते हैं। आप इन मूल्यांकनों का उपयोग अपने विशेष क्षेत्र या उद्योग, लक्ष्यों और बैठक के प्रकार के अनुरूप व्यापार बैठक प्रभावशीलता के लिए अपनी खुद की पुस्तिका विकसित करने के लिए कर सकते हैं। समग्र उत्पादकता बढ़ाने में मदद के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं को अपने दोस्तों और सहकर्मियों के साथ साझा करें।