Virtual बिज़नेस मीटिंग को कैसे बनाएं Productive

वर्चुअल मीटिंग्स के जरिये आप किसी भी स्थान से वीडियो कॉल (video call) के माध्यम से किसी संस्था या व्यक्ति  से बातचीत कर सकते हैं, या किसी भी विषय पर विचार-विमर्श कर सकते हैं। टेक्नोलॉजी (technology) का इस्तेमाल आज हर क्षेत्र में हो रहा है, कई सारे स्टार्टअप्स (startups) आज कल अपने एम्प्लाइज (employees) को घर से काम यानी वर्क फ्रॉम होम (work from home) ही दे रहे हैं, इससे कंपनी का भी फायदा होता है और कर्मचारियों का भी। वर्क फ्रॉम होम के दौर में कर्मचारियों से जुड़ने का या बातचीत करने का एक बेहतर जरिया है वर्चुअल मीटिंग। 

वर्चुअल मीटिंग क्या है ?

जब विभिन्न स्थानों से व्यक्ति एक साझा लक्ष्य को पूरा करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करके एक ही समय में, एक माध्यम से जुड़ते हैं, तो इसे वर्चुअल मीटिंग कहते है। वर्चुअल मीटिंग की योजना बनाना कुछ हद तक आसान होता है और इसमें वर्चुअल इवेंट (virtual event) या वेबिनार जितना समय नहीं लगता। वर्चुअल मीटिंग वेबिनार (webinars) से बहुत अलग है। वर्चुअल मीटिंग कम लोगों में आयोजित की जा सकती है। 

वर्चुअल मीटिंग के पहले किन बातों का रखें ध्यान

वर्चुअल मीटिंग के लिए एक विस्तृत एजेंडा होना महत्वपूर्ण है, साथ ही उस एजेंडे का प्रभावी ढंग से हासिल करने की योजना बनाना भी जरूरी  है। नीचे कुछ पॉइंट्स दिए गए हैं कि कैसे सही वर्चुअल मीटिंग एजेंडा बनाया जाए।

• मीटिंग का उद्देश्य (objective) तय करें:

अपनी वर्चुअल मीटिंग का लक्ष्य निर्धारित करें। आप किसी समस्या के समाधान के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं की या व्यवसाय नीति बनाने के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं या अपनी टीम के साथ केवल वर्तालाप करने के लिए मीटिंग आयोजित कर रहे हैं या इसके अलावा भी कई वजहें हो सकती हैं । तो मीटिंग से पहले वर्चुअल मीटिंग के उद्देश्य को रेखांकित जरूर करें। 

• तय करें कि बातचीत का नेतृत्व (lead) कौन करेगा:

जब वर्चुअल मीटिंग आयोजित की जाती है तो उससे पहले ये तय करना बहुत आवश्यकहै कि लीड या नेतृत्व कौन करेगा, अगर आप ये तय नहीं करेंगे तो मीटिंग के दौरान कन्फ्यूजन हो जाएगी और मीटिंग सफल नहीं हो पाएगी। इसलिए आप समय से पहले यह तय करें कि चर्चा के प्रत्येक विषय का परिचय कौन देगा।

• वर्चुअल मीटिंग आमंत्रण के साथ, मीटिंग का एजेंडा (agenda) भी भेजें: 

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपनी मीटिंग को होस्ट (host) करने के लिए किस वर्चुअल मीटिंग प्लेटफ़ॉर्म को चुनते हैं, आपको मीटिंग का आमंत्रण यानि लिंक पहले से ही भेजनी होगा। और इसके साथ ही आपको मीटिंग का उद्देश्य पहले से ही तय कर लें चाहिए ताकि आप अपना एजेंडा भी मीटिंग के लिंक के साथ भेज सकें। इस तरह, मीटिंग में उपस्थित लोगों के पास मीटिंग के उद्देश्य का संदर्भ पहले से ही होगा तो उन्हें बातों को समझने में आसानी होगी। और वे विषय से भटकेंगे  नहीं और पहले से उस विषय पैर तैयारी कर सकेंगे। 

वर्चुअल मीटिंग को कैसे बनाएं सफल 

पिछले 2 सालों से, महामारी की वजह से वर्चुअल मीटिंग (Virtual meeting) काफी ट्रेंड में है। और कोरोना के चलते ही वर्क फ्रॉम होम (Work From Home) कल्चर दुनियाभर में तेजी से बढ़ने लगा। लोग एक दूसरे से ऑनलाइन मीटिंग के जरिए जुड़ने लगे। कई कंपनियों ने महामारी के बाद भी वर्क फ्रॉम होम कल्चर जारी रखने का मन बना लिया है क्योंकि यह कल्‍चर कंपनियों के लिए भी काफी फायदेमंद साबित हो रहा है। उदाहरण के तौर पर वर्चुअल या ऑनलाइन मीटिंग कॉस्‍ट इफेक्टिव है, आसानी से सेटअप तैयार हो जाता है, और आप घर पर बैठे-बैठे दुनिया के दूसरे हिस्‍सों में मौजूद आपने बिजनेस पार्टनर से आसानी से जुड़ पाते हैं। 

हालांकि, वर्चुअल मीटिंग के दौरान कई बातों को ध्‍यान में रखने की आवश्यकता पड़ती है।  

तो आइए जानते हैं कि वर्चुअल मीटिंग के दौरान किन बातों को ध्‍यान में रखना जरूरी है, ताकि आपकी वर्चुअल मीटिंग प्रोडक्टिव बने। 

• वर्चुअल मीटिंग के दौरान बैकग्राउंड (background) पर जरूर ध्यान दें:

आप पहले यह तय कर  लें कि मीटिंग किधर बैठकर अटेंड करनी है और फिर मीटिंग से पहले उस जगह का बैकग्राउंड ठीक कर लें। ताकि आपको मीटिंग शुरू होने के बाद परेशान न होना पड़े कि कहाँ बैठकर मीटिंग अटेंड करें। इसके अलावा, मीटिंग से पहले घर के अन्‍य सदस्‍यों को जरूर ये बता दें कि आप ऑनलाइन मीटिंग करने जा रहे हैं, इसलिए कोई भी बैकग्राउंड में या कैमरा के आस-पास ना आए। ऐसा करने से आपकी प्राइवेसी भी बनी रहेगी और मीटिंग भी प्रोफेशनल तरीके से सम्भव हो पाएगी।

• इंटरनेट कनेक्टिविटी की उपलब्धता करें सुनिश्चित:

ये बात तो हम सब जानते हैं कि इंटरनेट कनेक्टिविटी के बिना हम कोई भी काम ऑनलाइन नहीं कर सकते। चाहे ऑनलाइन मीटिंग करना हो, ऑनलाइन शॉपिंग करना हो या ऑनलाइन कुछ भी सर्च करना हो इन सभी कामों के लिए इंटरनेट बहुत आवश्यक है। आसान भाषा में हम कह सकते हैं कि बिना इंटरनेट कनेक्शनके ऑनलाइन कोई भी काम सम्भव नहीं है। अतः वर्चुअल मीटिंग को सफल बनाने के लिए भी एक अच्छा इंटरनेट कनेक्शन बहुत आवश्यक है। 

• मीटिंग से पहले पर्याप्‍त लाइट (Light) की व्यवस्था सुनिश्चित करें:

अपने घर में जिस जगह पर बैठकर आप मीटिंग अटेंड करने वाले हो, वहां पर लाइट की व्यवस्था जरूर सुनिश्चित कर लें, फिर चाहे वह प्राकृतिक लाइट हो या आर्टिफिशियल। क्योंकि अक्सर लाइट कम होने की वजह से लैपटॉप की लाइट चेहरे पर पड़ती है और आपका चेहरा ठीक से नजर नहीं आता। इसके अलावा कई बार ऐसा होता है कि कम लाइट होने की वजह से आपके एक्सप्रेशन भी सामने वाले को दिखाई नहीं देते। इसलिए उस जगह को मीटिंग करने के लिए चुनें जहां अच्‍छी तरह से लाइट आ रही हो।  

• वर्चुअल मीटिंग से पहले फ्रेश (Fresh) हो जाएं:

वर्चुअल मीटिंग से पहले फ्रेश होना बहुत ज़रूरी है क्योंकि मीटिंग के दौरान थके हुए दिखने पर आपका इम्प्रैशन अच्छा नहीं पड़ेगा। अगर आप महिला हैं तो फ्रेश दिखने के लिए थोड़ा मेकअप टचअप कर सकती हैं, और अगर आप पुरुष हैं तो बेहतर होगा कि आप चेहरा धोकर,बालों में कॉम्‍ब करके ही स्‍क्रीन के सामने बैठें। ऐसा करने से आप स्‍क्रीन पर फ्रेश तो दिखेंगे ही, साथ ही मीटिंग के दौरान आपको नींद भी नहीं आएगी.

• वर्चुअल मीटिंग के दौरान बॉडी लैंग्वेज (Body language) का रखें ख्‍याल:

वर्चुअल मीटिंग के दौरान अपनी बॉडी लैंग्वेज पर ध्यान देना बहुत आवश्यक है। मीटिंग करते समय बेहतर होगा कि आप किसी चेयर पर बैठें और अपना पोश्‍चर ठीक रखें। इसके साथ ही आप एक जगह पर बैठकर ही पूरी मीटिंग अटेंड करें क्योंकि अगर आप बार-बार जगह बदल रहे हैं तो हो सकता है कि नेटवर्क की समस्या शुरू हो जाए या आप मीटिंग में अच्छे से ध्यान न दे पाएं। 

• स्क्रीन पर रखें नजर:

यदि आप वर्चुअल मीटिंग में प्रजेंटर हैं तो इस बात का विशेष ध्‍यान रखें कि आपकी नजर स्‍क्रीन नहीं, बल्कि कैमरे पर हो। और यदि आप सिर्फ मीटिंग अटेंड कर रहे हो यानि सिर्फ लोगों की बातों को सुन रहे हो या समझ रहे हो तो आप अपनी नजर स्क्रीन पर रखें। इसके साथ ही, बेहतर होगा कि अगर आप माइक का प्रयोग करें अथवा माइक वाले हेडफोन का प्रयोग करें।  

• मीटिंग के दौरान अपने आस पास की गतिविधयों (activities) पर रखें नजर:

वर्चुअल मीटिंग के दौरान किसी तरह की आवाज या गतिविधियां आपके आस-पास ना हो इसका विशेष ध्‍यान रखें। अगर अनावश्यक आवाज आरही हो तो आप अपनी ओर से तुरंत म्यूट(माइक बंद) कर दें जिससे मीटिंग में अन्य किसी को परेशानी ना हो और अचानक से सबका ध्यान आपके तरफ ना जाए। 

• अपने आइडिया (ideas) को डायरी में पहले ही प्वाइंटर के रूप में लिख लें-

यदि वर्चुअल मीटिंग के दौरान आपको कोई आईडिया या कोई नयी चीज़ शेयर करनी है तो पहले से ही डायरी में उसके पॉइंट्स बना कर रख लें ताकि बाद में आप वो पॉइंट्स भूले न और मीटिंग में सारी बात कर पाएं। साथ ही मीटिंग के दौरान आप फ्लो के साथ अपने आइडियाज को शेयर करे सकें। 

• वर्चुअल मीटिंग को इंट्रेस्टिंग (interesting) बनाएं -

वर्चुअल मीटिंग के दौरान इस बात का ख्याल रखें कि आपकी प्रजेंटेशन बोरिंग ना हो। बात करते समय बीच बेच में कुछ अच्छे जोक्स का इस्तेमाल करें ताकि कोई बोर न हो।  इसके अलावा किसी को भी मीटिंग में लेफ्ट आउट न फील कराएं सभी से जुड़कर बात करें। और फैक्ट पर आधारित जानकारी शेयर करें तो इसमें सभी की रुचि बनी रहेगी और सभी आपकी बात ध्यान से सुनेंगे। 

• ड्रेसिंग (dressing) का भी रखें ख्याल -

वर्चुअल मीटिंग के दौरान आप घर कॉटन का कंफर्टेबल शर्ट और पैंट पहन सकते हैं, इससे आप फॉर्मल दिखेंगे। इसके साथ ही इस बात का विशेष ध्‍यान रखें कि अगर आपको स्‍क्रीन के सामने खड़ा होना पड़े तो अपनी ड्रेसिंग की वजह से आपको शर्मिंदगी ना उठानी पड़े। 

आज कई सारे ऑनलाइन मीटिंग प्लेटफॉर्म जैसे Zoom, Google Hangouts, Dialpad Meetings, TrueConf Online, Skype, FreeConference आदि मौजूद है इनसे आप आसानी से ऑनलाइन मीटिंग्स कर सकते है।

आशा है ये आर्टिकल आपको पसंद आया होगा। वर्चुअल मीटिंग के सभी सकारात्मक पहलुओं को अपनाएं और अपने संगठन के लिए सही मीटिंग प्रोग्राम बनाने के लिए उनका उपयोग करें।

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